DECRET N° 61-636 DU 29 NOVEMBRE 1961

Relatif à la tenue et au contrôle des livres d'ordre et de comptabilité des notaires .

(JO N° 198 du 09.12.61 p. 2139)

 

Article premier - Le répertoire tenu par les notaires contient :

1° Le numéro d'ordre des articles ;

2° La date de l'acte ;

3° Leur nature ;

4° Leur espèce, c'est à dire la mention qu'ils sont en minute ou en brevet ;

5° Les noms prénoms, qualités et demeure des parties ;

6° L'indication des biens, leur situation et leur prix lorsqu'il s'agira d'actes ayant pour objet la propriété, l'usufruit ou la jouissance des biens immeubles ;

7° La somme prêtée ,cédée ou transportée s'il s'agit d'obligation, cession ou transport ;

8° La relation de l'enregistrement .

Les notaires font mention sur leurs répertoires, tous les trois mois et avant le visa du chef de service de l'enregistrement, des noms des clercs qui pendant le précédent trimestre ont été en cours de stage dans leurs études, du temps de travail accompli et du rang de cléricature .

Ce répertoire est visé, coté et paraphé par le président du tribunal de première instance .

 

Art. 2 - Le livre journal du notaire doit mentionner jour par jour par ordre de dates, sans blancs, ratures, ni transports en marge, notamment :

1° Les noms des parties ;

2° Les sommes dont le notaire aura été constitué détenteur et leur destination, ainsi que les recettes de toute nature et les sorties de fonds .

Chaque article porte un numéro d'ordre et contient un renvoi au folio du "grand livre" où se trouve reportée soit la recette, soit la dépense .

Les notaires ne peuvent avoir qu'une seule série de numéros d'ordre, depuis le commencement de leur exercice .

La tenue d'un second "livre-journal" pour la comptabilité des clients est autorisée à la condition que le "livre-journal" d'étude soit complet et contienne également, à leur date, les inscriptions des opérations figurant sur celui-ci .

 

Art. 3 - "Le registre d'étude" ou des frais d'acte contient les actes reçus par le notaire sous le nom du client débiteur, le détail des frais et honoraires de chaque acte .

 

Art. 4 - Le "grand livre" contient le compte de chaque client dressé par le relevé de toutes les recettes et de toutes les dépenses effectuées pour lui .

La balance de chaque compte doit être faite au moins une fois par trimestre soit sur le "grand livre" soit sur un registre spécial de balance de compte .

 

Art. 5 - Le livre de "dépôt de titres et valeurs" mentionne jour par jour, par ordre de dates sans blancs, lacunes ni transports en marge, au nom de chaque client les entrées et sorties de titres et valeurs au porteur ou nominatifs avec l'indication de leurs numéros et matricules .

 

Art. 6 - Ces livres ainsi que les registres de dépôt des testaments olographes sont visés, cotés et paraphés dans les conditions fixées à l'article premier .

 

Art. 7 - Chaque notaire est tenu, pour toutes les sommes par lui encaissées, et pour toutes les valeurs déposées en son étude, de donner un reçu extrait d'un carnet à souches .

Tous ces carnets doivent porter, imprimés au talon et aux reçus, des numéros 'ordre. Ils doivent être cotés et paraphés par le président du tribunal. Le talon comme le reçu détaché de la souche, doit mentionner la date de la recette, les noms et demeure de la partie versante, la cause de l'encaissement et la destination des fonds .

Sur le reçu délivré, doivent être reproduites les prescriptions des paragraphes 5, 6 et 8 de l'article 64 de la loi n° 61-004 du 12 juin 1961 portant statut du notariat .

 

Art. 8 - Le "trésor malgache" compte 125-09 intitulé "fonds consigné par divers particuliers ou à leur profit" tiendra le rôle de la caisse de dépôts et consignations prévue à l'article 61 de la loi n° 61-004 du 12 juin 1961 .

Le procureur général près la cour d'appel est chargé de vérifier si la comptabilité des notaires est régulière et si la situation de leur compte au trésor est conforme aux énonciations de leurs registres. Pour exercer son contrôle, il peut déléguer ses substituts, les procureurs de la République ou les présidents de section. Le procureur général ou le magistrat délégué par lui, doit une fois au moins l'an procéder à la vérification de chaque étude de son ressort .

Il adresse son rapport au Garde des sceaux, Ministre de la Justice .

 

Art. 9 - Sans préjudice du droit de communication conféré à l'administration de l'enregistrement par les articles 148, 149, 152 et 158 de l'ordonnance 60-138 du 3 octobre 1960, le procureur général près la cour d'appel ou les magistrats délégués ont le droit de se faire représenter par le notaire, et en son étude, à toute réquisition les registres de comptabilité et les actes qui ont pu être faits à l'occasion d'un dépôt .

Le vérificateur de la comptabilité des notaires est autorisé à se faire assister d'un agent de l'administration de l'enregistrement pour la vérification de la comptabilité notariale au point de vue technique .

Il appose son visa sur les registres avec l'indication du jour de la vérification. Il s'assure des conditions dans lesquelles a eu lieu la prorogation de délai prévue à l'alinéa 3 de l'article 61 de la loi n° 61-004 du 12 juin 1961 .

Les clercs doivent rendre compte, au procureur général près la cour d'appel ou à ses délégués, de l'exécution des mandats qui leur ont été confiés et dont la mention est faite dans les actes reçus par le notaire chez lequel ils travaillent .

Les magistrats délégués transmettent sans délai au procureur général leur compte rendu constatant pour chaque étude les résultats de la vérification et accompagné de leur avis motivé .

 

Art. 10 - Lorsqu'une partie désire que des fonds soient conservés par le notaire pour une nouvelle période de six mois conformément aux dispositions de l'article 61 de la loi n° 61-004 du 12 juin 1961, elle doit formuler sa demande dans le mois précédent l'expiration du délai de six mois fixé audit article .

Le notaire doit en donner immédiatement avis au procureur général près la cour d'appel .

 

Art. 11 - Les sommes que les notaires, en vertu de l'article 61 de la loi n° 61-004 du 12 juin 1961 versent au trésor (compte des fonds consignés) sont reçues par les préposés dudit trésor se trouvant dans le ressort de chacun des notaires intéressés, et à défaut, par le préposé le plus proche .

Toutefois, le procureur général ou le magistrat délégué par lui, pourra si besoin est, autoriser un notaire à effectuer ses versements dans une circonscription voisine .

Les versements peuvent être effectués soit directement à la caisse du trésorier général de Madagascar chargé de la tenue de compte de dépôts et consignations, soit par l'intermédiaire des trésoriers particuliers, payeurs principaux, payeurs ou percepteurs du ressort de ce comptable autorisés à effectuer pour son compte des opérations de dépôt et de consignation .

La date à compter de laquelle les intérêts du dépôt commencent à courir est celle du jour de la centralisation chez le trésorier général .

 

Art. 12 - Chaque versement est accompagné de la remise par le déposant au préposé du trésor, d'un billet destiné au procureur général près la cour d'appel et mentionnant l'affaire ou les affaires donnant leu au versement .

Cette mention est uniformément conçue dans les termes suivants : "Affaires E…"

Le trésor demeure étranger aux indications et mentions portées sur les billets de versement, son préposé ne les relate ni dans ses écritures, ni dans les récépissés délivrés aux parties versantes. Il adresse lesdits bulletins au procureur général près la cour d'appel .

 

Art. 13 - Chaque versement donne lieu à la délivrance d'un récépissé à talon établi au nom du notaire déposant .

 

Art. 14 - Les fonds versés par les notaires sont remboursés par les préposés du trésor qui ont reçu le versement sur la production des autorisations de payement délivrées par les notaires ou à la suite d'avis préalablement adressés aux préposés dans un délai déterminé par les arrêtés prévus à l'article 23 ci-après et qui ne pourra excéder cinq jours .

 

Art. 15 - Les autorisations sont détachées d'un carnet à souche et à talon. Elles sont comprises entre la souche et le talon. Une suite continue de numéros est imprimée sur les souches, sur les autorisations et sur les deux parties des talons prévues à l'article 18 ci-après .

 

Art. 16 - Ces autorisations sont délivrées par le notaire titulaire du compte courant ; elles sont quittancées en présence du comptable chargé du payement, soit par le notaire lui-même, soit par la personne dont il a spécialement accrédité la signature pour un retrait déterminé .

 

Art. 17 - Le notaire qui délivre une autorisation de payement reproduit à la souche les indications qui figurent dans cette autorisation. Il ajoute la mention de l'affaire ou des affaires donnant lieu au retrait .

 

Art. 18 - Le talon de l'autorisation de payement est divisé horizontalement en deux parties. La première renferme la formule de l'avis préalable à adresser au préposé du trésor .

Cette formule indique si le payement sera réclamé par le notaire lui-même, par son fondé de pouvoirs ou par une tierce personne dont, dans ce cas, elle accrédite la signature .

La seconde partie du talon dite "bulletin de retrait" mentionne la date de l'avis et la somme qu'il concerne .

Le talon comprenant l'avis et le bulletin de retrait est remis au préposé du trésor dans le délai prévu à l'article 14 par les soins du notaire qui veut effectuer le retrait .

Les bulletins de retrait séparés des avis sont mis, par le préposé du trésor, à la disposition du procureur général près la cour d'appel dans les conditions prévues pour les bulletins de versement par l'article 12 ci-dessus .

 

Art. 19 - Les autorisations de payement ne mentionnent pas le nom de la personne appelée à les quittancer, elles se bornent à énoncer que le payement devra être effectué entre les mains de la partie désignée dans la formule d'avis .

 

Art. 20 - Les autorisations de payement ne sont valables que pendant les trente jours qui suivent la date où l'avis est parvenu au trésor. Cette clause est insérée dans le texte des autorisations.

Lorsqu'une autorisation n'est pas présentée dans ce délai de trente jours, l'avis et l'autorisation sont considérés comme nuls. La partie du talon portant avis est renvoyée au notaire.

 

Art. 21 - Les carnets à souche des autorisations de payement sont établis conformément au modèle arrêté par le trésorier payeur général. Ils sont fournis au parquet général de la cour d'appel par le préposé du trésor, à charge de remboursement. Ils sont remis par les soins du procureur général aux notaires, qui ne peuvent être détenteurs que d'un seul carnet à la fois .

Le nom du notaire et le numéro de son compte courant sont reproduits à l'encre grasse sur la souche, sur l'autorisation de payement et sur les deux parties du talon. Le sceau du procureur général est apposé à la souche de chaque page du carnet .

Le procureur général fait connaître au trésor la date de la remise de chaque carnet ainsi que le nombre et la série des numéros des autorisations contenues dans le carnet .

 

Art. 22 - Le trésor tient un compte spécial au nom de chaque notaire déposant ; ce compte est réglé en capital et intérêts au 31 décembre de chaque année .

Des intérêts annuels sont capitalisés à cette date. Dans le courant de l'année, ils ne sont liquidés et payés que sur demande spéciale et pour un compte soldé intégralement .

 

Art. 23 - Les conditions des comptes courants ouverts aux notaires qui ne sont pas prévues au présent texte, et en particulier les délais d'avis préalable, et le taux de l'intérêt bonifié, sont déterminées par les arrêtés du Ministre des Finances .

Les modifications qui seraient apportées ultérieurement à ces conditions ne seront applicables aux dépôts antérieurement reçus que quinze jours après leur publication au Journal officiel .

 

Art. 24 - Un extrait de son compte-courant arrêté le 31 décembre de chaque année est adressé dans les trois mois qui suivent cette date à chaque notaire par l'intermédiaire du procureur général. Le trésor doit donner à toute époque communication au procureur général du compte - courant du notaire à première réquisition .