INSTRUCTION N°003/97/CSBF du 2 juin 1997

 

relative aux modifications de capital des établissements de crédit, des autres éléments

pris en compte lors de l’agrément et aux conditions de désignation des dirigeants et

des commissaires aux comptes de ces établissements

 

Article premier - Les modifications de capital des établissements de crédit, des autres éléments pris en compte lors de l’agrément, la désignation des dirigeants responsables au sens de l’article 23 de la loi n° 95-030 susvisée, ci-après dénommée “la loi bancaire”, et des commissaires aux comptes de ces établissements sont soumises aux dispositions de la présente instruction.

Les dispositions relatives aux commissaires aux comptes sont applicables aux organes pouvant en tenir lieu en vertu de dispositions légales particulières.

 

CHAPITRE PREMIER

Conditions de prise ou d’extension de participation

dans le capital d’établissements de crédit

 

Art. 2 - Conformément aux dispositions de l’article 56 de la loi bancaire, toute personne ou tout groupe de personnes agissant ensemble doit obtenir l’autorisation de la Commission de Supervision Bancaire et Financière préalablement à la réalisation de toute opération visant la prise, l’extension ou la cession de participations dans des établissements de crédit.

Par application du point 1 de l’article 41 et du dernier alinéa de l’article 56 de la loi bancaire, l’autorisation préalable de la Commission est requise pour les opérations susvisées ayant pour effet :

      de porter la participation d’une même personne physique à plus de 20 p. 100 du capital social ;

      le franchissement par une personne ou un groupe de personnes, dans l’un ou l’autre sens, des seuils de 33 p. 100, 50p. 100 et 66 p. 100 dans la répartition du capital ou des droits de vote dans un établissement assujetti.

En outre, toute transaction ayant pour résultat de permettre à une personne ou à plusieurs personnes agissant ensemble d’acquérir le dixième du capital ou des droits de vote dans un établissement assujetti doit être notifiée au Secrétariat Général de la CSBF au plus tard un mois avant sa réalisation.

En cas de manquement aux obligations prescrites ci-dessus, l’exercice des droits de vote et les droits à dividendes afférents aux actions ou parts sociales en cause sont suspendus jusqu’à régularisation de la situation, conformément aux dispositions de l’article 56 de la loi bancaire.

 

Art. 3 - Sont considérées comme groupe de personnes ou d’actionnaires agissant ensemble les personnes qui ont conclu un accord en vue d’acquérir ou de céder des parts de capital ou des droits de vote ou en vue d’exercer des droits pour mettre en œuvre une politique commune vis-à-vis de l’établissement assujetti. Un tel accord est présumé exister :

      entre une société, le président de son conseil d’administration et ses directeurs généraux ou les membres de son directoire ou ses gérants ;

      entre des personnes liées au sens de l’article 7 de l’instruction n° 003/94-CCBEF susvisée.

      La participation au capital et la quote-part dans les droits de vote de la personne ou du groupe de personnes agissant ensemble et tenues aux obligations définies à l’article 2 est déterminée en tenant compte des participations et droits de vote :

      détenu(e)s pour leur compte par d’autres personnes ;

      détenu(e)s par un tiers ou des tiers avec qui ces personnes agissent ;

      qu’elle(s) ou l’une des personnes mentionnées ci-dessus est en droit d’acquérir à sa seule initiative en vertu d’un accord.

 

Art. 4 - Les établissements de crédit sont tenus d’informer le Secrétariat Général de la CSBF du franchissement par leur associés ou actionnaires des seuils mentionnés à l’article 2 alinéas 1 et 2 dans le délai d’un mois à compter de la réalisation de cette opération.

 

Art. 5 - Les établissements de crédit sont tenus de transmettre au Secrétariat Général de la CSBF chaque année, dans les six mois suivant la clôture de l’exercice social :

      la liste de leurs associés ou actionnaires, avec l’indication de la part de chacun au capital et en droits de vote ainsi que des personnes agissant ensemble au sens de l’article 3 ;

      des informations financières sur chacune des personnes détentrices de 10 p. 100 au moins des parts sociales et droits de vote, sur l’ensemble de leurs associés lorsque ces établissements sont constitués en société en nom collectif et sur chacun des commandités en cas de commandite simple, à l’exception des actionnaires ou associés eux-mêmes assujettis aux dispositions du présent règlement.

      Les informations financières susvisées comprennent pour chaque associé ou actionnaire :

      s’il s’agit d’une personne morale, les documents comptables sociaux certifiés, le cas échéant consolidés, du dernier exercice clos et leurs notes annexes, ou tout document à caractère officiel en tenant lieu, ainsi que toute autre information relative à des faits susceptibles d’affecter de façon significative sa situation financière ;

      s’il s’agit d’une personne physique : toutes informations utiles relatives à sa situation financière active et passive.

 

Art. 6 - En tant que de besoin, le Secrétariat Général de la CSBF peut demander à tout établissement assujetti de lui communiquer, dans le délai qu’il fixera, les informations financières stipulées à l’article 5 et relatives :

      aux associés ou actionnaires détenant moins de 10 p. 100 de son capital ;

      le cas échéant, aux personnes sous le contrôle effectif desquelles sont placées les personnes morales présentes dans son capital.

 

CHAPITRE II

Modifications de la situation d’un établissement

 

Art. 7 - Sont soumises à autorisation préalable de la CSBF les modifications de situation d’un établissement de crédit portant sur :

      la forme juridique ;

      le type d’activité pour lequel l’établissement a été agréé ;

      la composition du collège des associés dans une société en nom collectif ;

      l’identité du ou des commandités dans une société en commandite ;

      le montant du capital des sociétés à capital fixe dans le cas d’une réduction ;

      les règles de calcul des droits de vote ;

      tout changement dans la composition du réseau affilié à un organe central.

 

Art. 8 - Doivent être déclarées au Secrétariat Général de la CSBF dans le délai d’un mois à compter de la décision :

1°                Les modifications relatives :

      au montant du capital des sociétés à capital fixe en cas d’augmentation de celui-ci ;

      à la composition des conseils d’administration ou de surveillance ;

      à l’adresse du siège social ;

      à la dénomination sociale et commerciale de ces établissements.

2°                La conclusion ou la modification de tout accord passé entre associés ou actionnaires relatif aux éléments visés aux articles 7 et 9 du présent règlement.

 

CHAPITRE III

Nomination et cessation des fonctions des dirigeants et des commissaires

aux comptes d’établissement de crédit

 

Art. 9 - Conformément à l’article 25 de la loi bancaire, la désignation de toute nouvelle personne appelée, en application de l’article 23 de la loi susvisée, à assurer la détermination effective de l’orientation des activités d’un établissement de crédit doit être notifiée au Secrétariat Général de la CSBF un mois au moins avant sa prise d’effet. La notification, effectuée par l’établissement en cause, est accompagnée des documents suivants :

1.      Un document attestant de cette désignation ;

2.      Une description détaillée des fonctions (pouvoirs hiérarchiques et fonctionnels, statut au regard des différentes instances de décision...) ;

3.      Une lettre signée par l’intéressé suivant le modèle défini à l’annexe 1 à laquelle sont joints les renseignements spécifiés à l’Annexe 2.

 

Art. 10 - Les informations requises au titre de l’article 9 doivent figurer dans les dossiers adressés au Secrétariat Général de la Commission à l’appui de demandes d’agrément en qualité d’établissement de crédit.

Pour les établissements affiliés à un organe central, la notification est effectuée pour les dirigeants de celui-ci et pour ceux de chacune des institutions affiliées.

Les établissements agréés à la date de la présente instruction communiqueront au Secrétariat Général de la CSBF dans le délai d’un mois à compter de cette date les documents stipulés aux points 1 et 2 de l’article 9.

 

Art. 11 - Le Secrétariat Général de la CSBF vérifie si les attributions conférées aux personnes désignées comme dirigeants responsables satisfont aux conditions fixées par l’article 23 de la loi bancaire. Si tel n’est pas le cas, l’établissement en est informé et prend sans délai les dispositions requises.

Les dispositions du précédent alinéa s’appliquent aux modifications éventuelles apportées aux attributions des dirigeants responsables, qui doivent être immédiatement notifiées au Secrétariat Général de la Commission.

 

Art. 12 - En application de l’article 24 de la loi bancaire, l’intervention d’un seul commissaire aux comptes est requise pour les établissements de crédit dont le total du bilan est inférieur à 500 milliards de francs malgaches.

Pour les autres établissements, peut tenir lieu de second commissaire aux comptes tout cabinet extérieur ayant également pour mandat l’audit général des comptes, sous réserve de l’accord du Secrétaire Général de la Commission saisi par demande motivée et comportant les documents et renseignements prescrits à l’article 13 ci-dessous. Les dispositions de la présente instruction relatives aux commissaires aux comptes s’appliquent alors à ces cabinets.

Les établissements agréés à la date de la présente instruction et où l’intervention de deux commissaires est requise disposent d’un délai de dix huit mois pour se conformer à cette obligation.

 

Art. 13 - Conformément à l’article 25 de la loi bancaire, la désignation des commissaires aux comptes d’établissement de crédit doit être notifiée au Secrétariat Général de la CSBF un mois au moins avant sa prise d’effet. La notification, effectuée par l’établissement, comprend les documents suivants :

1.      Une copie de la décision de nomination ;

2.      Une copie du projet de contrat définissant les conditions et modalités de leurs prestations.

Pour les établissements affiliés à un organe central, la notification est effectuée pour celui-ci et pour chacune des institutions affiliées.

Dans le même délai, les commissaires aux comptes ainsi désignés communiquent au Secrétariat Général de la CSBF les renseignements spécifiés à l’annexe 3 sauf s’ils exercent déjà ce mandat dans un autre établissement agréé.

 

Art. 14 - Les renseignements énoncés à l’article 13 sont communiqués dans les mêmes formes au Secrétariat Général de la Commission à l’appui des demandes d’agrément en qualité d’établissement de crédit.

Pour les établissements agréés à la date de la présente instruction, ces renseignements seront communiqués dans les mêmes formes au Secrétariat Général de la CSBF dans le délai de deux mois à compter de la date de la présente instruction.

Les établissements assujettis notifient immédiatement au Secrétariat Général de la Commission les amendements relatifs au contrat de prestations de leurs commissaires aux comptes. Ceux-ci adressent chaque année au Secrétariat Général, avant la fin du premier trimestre civil, une mise à jour des informations stipulées à l’annexe 3.

 

Art. 15 - Les établissements de crédit doivent déclarer immédiatement, par lettre motivée, au Secrétariat Général de la CSBF la cessation des fonctions de leurs dirigeants responsables et de leurs commissaires aux comptes.

 

CHAPITRE IV

Dispositions finales

 

Art. 16 - Les demandes d’autorisation préalable au titre des articles 2 et 7 sont adressées au Secrétariat Général de la CSBF trois mois au plus tard avant la date prévue pour la réalisation de l’opération. La Commission statue dans un délai de deux mois à compter de la date de réception de la demande, l’absence d’objection à l’expiration de ce délai vaut autorisation.

Les demandes doivent comporter tous les éléments d’appréciation propres à éclairer la Commission sur les causes, les objectifs et les incidences de la modification envisagée. En particulier, les demandes relatives à la prise ou à l’extension de participations sont formées par lettre conforme à l’annexe 2 de l’instruction n°002/97-CSBF relative à l’agrément des établissements de crédit et doivent comporter les renseignements prescrits à l’annexe 2 bis de ladite instruction.

 

Art. 17 - Les établissements de crédit qui n’auront pas satisfait dans les délais impartis aux obligations prescrites par les articles 5, 6, 8, 10 alinéa 3, 11 et 14 alinéas 2 et 3 seront passibles des astreintes stipulées par l’article 52 de la loi bancaire.

Les établissements de crédit pour lesquels il n’aura pas été satisfait aux obligations stipulées par les articles 2, 4, 7, 9, 13 et 15 ou qui ne satisferaient pas aux obligations mentionnées à l’alinéa précédent s’exposent aux sanctions disciplinaires et/ou pécuniaires prévues par l’article 49 de la loi bancaire.

 

ANNEXE 1

 

Modèle de lettre à adresser au Gouverneur de la Banque Centrale de Madagascar,

Président de la Commission de Supervision Bancaire et Financière

avec les renseignements énumérés dans l’Annexe 2

 

Monsieur le Gouverneur,

 

Devant être désigné en qualité de dirigeant au sens de l’article 23 de la loi n°95-030 du 22 Février 1996 relative à l’activité et au contrôle des établissements de crédit de [nom de l’établissement de crédit] , en vue d’exercer la fonction de [...], j’ai l’honneur de vous faire parvenir les renseignements demandés par la Commission de Supervision Bancaire et Financière.

 

Je certifie que ces renseignements sont sincères et fidèles et qu’il n’y a pas à ma connaissance, d’autres faits importants dont la Commission doive être informé. Je certifie, en particulier, ne pas tomber sous le coup des interdictions édictées à l’article 14 de la loi N° 95-030 du 22 Février 1996 relative à l’activité et au contrôle des établissements de crédit. A cet égard, je vous adresse ci-joint [un extrait du casier judiciaire (bulletin n°3)][1] [une attestation tenant lieu d’extrait de casier judiciaires][2].

 

Je m’engage à informer immédiatement la Commission de Supervision Bancaire et Financière de tout changement qui modifierait de façon significative les renseignements fournis.

 

Veuillez agréer, Monsieur le Gouverneur, l’expression de ma haute considération.

 

 

Signature

ANNEXE 2

 

Renseignements à fournir par les dirigeants des établissements de crédit

 

(à transmettre avec la lettre dont le modèle figure à l’annexe 1)

 

Ces renseignements doivent être fournis par toute personne appelée à assurer la direction générale, au sens de l’article 23 de la Loi n° 95-030 d’un établissement de crédit.

 

1°                Nom de l’établissement pour lequel ces renseignements sont fournis ;

2°                Identité du dirigeant :

- nom et prénoms ;

- date et lieu de naissance ;

- nationalité ;

- adresse personnelle (indiquer le lieu de résidence envisagé à la suite de la prise de fonctions[3]).

3°                Description sur les fonctions que vous exercerez :

Indiquer en particulier :

- l’intitulé du poste ;

- la nature exacte des tâches de direction que vous prendrez directement en charge et le partage de responsabilités avec les autres dirigeants désignés au titre de l’article 23 de la loi n° 95.030 ;

- l’organigramme fonctionnel et opérationnel avec indications des principales directions ainsi que leurs responsables ;

- l’identité des personnes physiques ou morales avec lesquelles vous devriez agir en concertation ou suivant leurs instructions pendant l’exercice de vos fonctions.

4°                Qualifications et expérience :

Fournir un curriculum vitae en indiquant notamment :

- la date et le lieu d’obtention des diplômes ;

- les fonctions exercées au cours des dix dernières années avec le nom, le lieu et la nature de l’activité du ou des employeurs, ainsi que la nature de l’expérience acquise et le niveau des responsabilités exercées ;

5°                Avez-vous été l’objet, dans le cadre de votre activité professionnelle, à Madagascar ou à l’étranger, d’une enquête ou d’une procédure professionnelle, administrative ou judiciaire ayant donné lieu à une sanction ? Donnez le cas échéant toutes précisions utiles ;

6°                Avez-vous fait l’objet d’une procédure disciplinaire ou d’une révocation par l’un de vos employeurs ? Dans l’affirmative, donnez toutes précisions utiles ;

7°                Entendez-vous effectuer, directement ou par personne interposée, des opérations personnelles ou professionnelles avec l’établissement mentionné au paragraphe 1 ? Si oui, donnez toutes précisions utiles ;

8°                Etes-vous apporteur de capitaux dans l’établissement mentionné au paragraphe 1 et avez-vous fourni les renseignements demandés à cette occasion ?

9°                Fournissez toute information supplémentaire susceptible d’éclairer la Commission de Supervision Bancaire et Financière.

 

ANNEXE 3

 

renseignements à communiquer par les commissaires

aux comptes d’établissement de crédit

 

1°                COMMISSAIRE AUX COMPTES CONSTITUE SOUS FORME D’UNE PERSONNE MORALE

- Statuts et le cas échéant conventions particulières entre associés,

- Procès verbaux d’assemblées générales et documents comptables des trois derniers exercices clos, s’il y a lieu ;

- Nom des mandataires sociaux avec copie de la décision attestant de leur désignation et définissant leurs pouvoirs ;

- Liste des clients où sont exercées les fonctions de commissaires aux comptes ou d’auditeur externe, avec indication de la date d’entrée en relations ; chiffre d’affaires (honoraires et décompte de frais) réalisé avec l’établissement de crédit au cours du dernier exercice clos, s’il y a lieu ;

- Liste des mandats de commissaire aux comptes résiliés au cours des trois derniers exercices, s’il y a lieu ;

- Nom des associés et le cas échéant des autres responsables des missions de commissariat aux comptes ;

- Pour chacun des mandataires sociaux, associés et autres responsables :

      un curriculum vitae indiquant notamment la nature, la date et le lieu d’obtention des diplômes et autres qualifications obtenues, l’expérience acquise au titre du commissariat aux comptes et le niveau des responsabilités exercées successivement, les autres fonctions exercées au cours des dix dernières années avec le nom, la nature, le lieu de l’activité du ou des employeurs, les responsabilités actuelles au sein du cabinet et le cas échéant en dehors de celui-ci ;

      un extrait de casier judiciaire (bulletin n°3) datant de moins de trois mois.

 

2°                COMMISSAIRE AUX COMPTES NON CONSTITUE SOUS FORME DE PERSONNE MORALE

- Nom du responsable et le cas échéant des principaux collaborateurs ;

- Pour chacune de ces personnes :

      un curriculum vitae indiquant notamment la nature, la date et le lieu d’obtention des diplômes et autres qualifications obtenues, l’expérience acquise au titre du commissariat aux comptes et le niveau des responsabilités exercées successivement, les autres fonctions exercées au cours des dix dernières années avec le nom, la nature, et le lieu de l’activité du ou des employeurs, les responsabilités actuelles au sein du cabinet et le cas échéant en dehors de celui-ci ;

      un extrait de casier judiciaire (bulletin n°5) datant de moins de trois mois.

- Documents comptables des trois derniers exercices clos, s’il y a lieu ;

- Liste des clients où sont exercées les fonctions de commissaires aux comptes ou d’auditeur externe, avec indication de la date d’entrée en relations : chiffre d’affaires (honoraires et décompte de frais) réalisé avec l’établissement de crédit au cours du dernier exercice clos, s’il y a lieu ;

- Liste des mandats de commissaire aux comptes résiliés au cours des trois derniers exercices, s’il y a lieu.